Overdenkt u de toekomst van uw collectie?

Misschien is de Stichting railpublicaties een goed nieuw thuis maar wij moeten ook selectief blijven.

Met name wanneer het beeldmateriaal betreft is het uitdrukkelijk niet ons doel een zo uitgebreid mogelijke verzameling individueel beeldmateriaal te verkrijgen. Met het oog op publicatie richten ons op kwalitatief bruikbaar materiaal, voorzien van duidelijke informatie. Afbeeldingen worden lang niet altijd geplaatst in publicaties maar kunnen veelal wel schrijvers helpen in bijvoorbeeld het vaststellen van wijzigingen, maken van beschrijvingen of lijsten enz. Er is geen oneindige behoefte aan bepaalde onderwerpen zoals bijvoorbeeld recente materieeltypes en soms zullen we terughoudend moeten zijn bij hetgeen ons wordt aangeboden.

De verzameling richt zich met name op de periode tot ca. 2005, toen hoge kwaliteit digitale fotografie nog niet voor iedereen betaalbaar was. Dit komt vrijwel altijd neer op analoog beeldmateriaal in de vorm van dia’s.
Er zijn al ca. 20.000 afbeeldingen in zwart-wit uit de periode 1930-1965 bewaard waarvan het grootste deel inmiddels is gedigitaliseerd en (voorlopig intern) ontsloten. Een groot deel hiervan is in de afgelopen 20 jaar geschonken maar inmiddels word het aanbod hierin steeds zeldzamer.

Gewenste aanvullingen op de collectie

Inmiddels bestaat de stichting meer dan 40 jaar verder en is de collectie ook verder uitgebreid. Uit de periode tot ca. 1960 wordt steeds minder onbekend beeldmateriaal aangeboden. Uit de periode na ca. 1990 is er eerder sprake van een overschot.
Omdat we breed willen ondersteunen zouden we naast “oud zwart-wit beeldmateriaal” ook graag andere collecties uitbreiden. In deze gevallen kan er flexibeler met de voorwaarden worden omgegaan, zeker met betrekking tot beschrijving of kwaliteit. We overleggen dan graag met u wat er mogelijk is:

• Eigen zwart-wit opname, met name tot de jaren ’60, uitlopend tot ca. 1970
• Kleuren opname uit de periode tot ca. 1980. Hierbij geld meestal: hoe ouder, hoe beter, ook als de kwaliteit dan lager is.
• Goede maar vooral zeer goed beschreven kleuren opname tot ca. 1990.
• Minder “populaire” onderwerpen zoals rijtuigen, goederenwagens of infrastructuur zoals seinwezen.

Collectie uit de periode na 2005 of digitaal

In veruit de meeste gevallen worden tegenwoordig collecties van na 2005 beschikbaar gesteld en vele daarvan zijn met digitale camera gemaakt. Als (een deel van) uw collectie vooral hieruit bestaat is het goed hieronder te lezen wat dit dan ook aan onze zijde voor gevolgen heeft en welke voorwaarden we daarom aan eventuele schenkingen moeten stellen.
Het is noodzakelijk gebleken dat we voor deze collecties “strengere” eisen stellen vanwege de meestal enorme omvang. Bij digitale fotografie is het makkelijk veel afbeeldingen te bewaren, ook als het enkele tientallen grotendeels gelijke zijn.
De belangrijkste voorwaarde:
Dergelijke collecties dienen vooraf door de fotograaf te zijn “opgeschoond” en alle afbeeldingen moeten worden aangeleverd met minimaal een uniek nummer, plaats en datum en bij iedere afbeelding een duidelijke beschrijving van hetgeen getoond wordt. Ook dient de kwaliteit van digitale opname goed te zijn, niet alleen de resolutie maar ook belichting, standpunt enz. Alleen dan kan een opname in de collectie worden overwogen, het is anders simpelweg niet te beheren voor de stichting, verderop leest u waarom.
Bovendien gelden ook de onderstaande algemene overwegingen die ook voor oudere collecties van toepassing zijn.

Opnemen van nieuw beeldmateriaal

Er wordt alleen materiaal opgenomen dat de spoorwegen in Nederland betreft een duidelijke directie relatie hiermee heeft. Het gaat om de “hoofdspoorwegen” en “lokaalspoorwegen” of direct hieraan gerelateerde thema’s. Tramwegen en museumspoorwegen vallen hier niet onder.

Om uw afbeeldingen te kunnen gebruiken bij publicaties is het “vindbaar” maken van de afbeeldingen essentieel aan onze zijde. De aanwezige collectie is grotendeels gescand en beschreven wat ruim vijftien jaar heeft gekost. Door het scannen op zeer hoge kwaliteit hoeven de kwetsbare originelen vervolgens niet opnieuw geraadpleegd te worden en kan een digitale kopie aan auteurs worden verstrekt zonder de fysieke collectie te raadplegen.

Het maken van beschrijving van de afbeeldingen is voor het beheer ontzettend belangrijk maar dit moet steeds geheel handmatig te gebeuren. Hoewel er veel kan met AI is het voor deze afbeeldingen niet bruikbaar omdat het te algemene beschrijvingen oplevert.

Gelukkig is het grootste deel van de collectie aangeleverd met overzichten van de fotografen. Hierin beschreef deze de plaats, datum en vaak een bijzonderheid aan de afbeelding. Vaak zijn het handgeschreven lijsten, schriftjes enz. en moet er aardig wat “ontcijferd” worden door de soms zelfbedachte afkortingen die we dan tegenkomen. Bovendien zijn extra beschrijvingen nodig zoals specifieke nummerseries, materieeltypes of wat voor beeldmateriaal het betreft.
Het opstellen van deze beschrijvingen is ontzettend veel werk dat alleen door vrijwilligers met voldoende kennis gedaan kan worden. Bij het aanleveren van nieuw beeldmateriaal kan het ontbreken van beschrijvingen daarom leiden tot afwijzing. Bij recentere afbeeldingen is dit vooral van toepassing omdat vaak vergelijkbaar beeldmateriaal aanwezig is waarvan wel beschrijvingen beschikbaar zijn.

Indien u ook papieren collecties beschikbaar heeft overleggen we graag wat mogelijk is. De onderwerpen hierin zijn te divers om op voorhand te kunnen aangeven wat wel of niet interessant kan zijn.

Beschikbaar stellen aan de stichting is op vele manieren mogelijk.
U kunt bijvoorbeeld besluiten de rechten voor publicatie aan SRP te schenken waarop wij deze kunnen nalopen en digitaliseren. U kunt vervolgens naar wens ook de fysieke collectie (voorlopig?) weer in eigen beheer houden. Overdracht van rechten hoeft ook niet exclusief voor SRP te zijn. Natuurlijk zijn ook nalatenschappen mogelijk.
In sommige gevallen kan het zijn dat we slechts een deel van een collectie kunnen opnemen. We denken graag met u mee in goed overleg.

De stichting is een ANBI (Algemeen Nut Beogende Instelling) en kan daarmee schenkingen zonder problemen ontvangen.

Financiële vergoedingen voor collecties zijn niet mogelijk. De stichting heeft geen vorm van inkomsten of middelen, de beperkte middelen die beschikbaar zijn worden gebruikt voor behoud en beheer van de geschonken collecties. Donaties zijn altijd welkom en worden gebruikt voor o.a. het ontsluiten en digitaliseren van de collectie.